Nutzung von O-TIS zur Online-Terminbuchung und die digitalen Praxisservices

Unsere Praxis nutzt das Online-Termin-Informationssystem O-TIS, um Ihnen eine komfortable und effiziente Terminvereinbarung zu ermöglichen. Darüber hinaus können zusätzliche digitale Module zum Einsatz kommen, darunter der KI-gestützte Anrufbeantworter, die digitale Anamnese sowie die Videosprechstunde.

1. Online-Terminbuchung über O-TIS

Über das System O-TIS können Sie Termine direkt online buchen, verschieben oder stornieren. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um die Terminverwaltung sicherzustellen. Neupatienten erhalten automatisch eine Terminerinnerung per E-Mail und SMS an die angegebenen Kontaktdaten.

Verarbeitete Daten: Name, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Geburtsdatum, gewünschter Termin, Behandlungswunsch, Behandler, weitere Angaben (z. B. Anamnese, Vorbehandlungen, Nachrichten an die Praxis).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Behandlungsvertrag) in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit b BDSG. Die Terminerinnerung dient dazu, eine optimale und verlässliche Planung unserer Kapazitäten sicherzustellen – sowohl für uns als auch für unsere Patientinnen und Patienten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, welches in der effizienten Organisation und Verwaltung unserer Termine liegt.

Speicherdauer: Die Terminbuchungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Empfänger der Daten: Die Verarbeitung erfolgt über unseren technischen Dienstleister iisii solutions GmbH, der im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) an die Einhaltung der Datenschutzgesetze gebunden ist.

Ort der Datenverarbeitung: Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet.

2. KI-gestützter Anrufbeantworter (optional, falls genutzt)

Falls Sie uns außerhalb der Sprechzeiten telefonisch kontaktieren, kann Ihr Anruf durch einen KI-gestützten Anrufbeantworter entgegengenommen und automatisch transkribiert werden. Die Sprachaufzeichnung dient ausschließlich der Bearbeitung Ihres Anliegens. Um eine effiziente Bearbeitung Ihres Anliegens sicherzustellen, werden die von Ihnen angegebenen Daten mit unserer Praxissoftware abgeglichen und, falls vorhanden, Ihrem Patientenprofil zugeordnet.

Verarbeitete Daten: Gesprochene Nachricht, Transkription der Nachricht, Telefonnummer (falls übermittelt), Name, Geburtsdatum, Datum und Uhrzeit des Anrufs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Behandlungsvertrag) in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit b BDSG. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit a. DSGVO (Einwilligung) für die Transkription und Speicherung der Sprachaufzeichnung.

Widerruf von Einwilligungen: Sie können Ihre Einwilligung in die Speicherung der Sprachaufzeichnung und die Transkription jederzeit widerrufen, indem Sie uns eine kurze Nachricht an [info@mkg-bonn-rhein-sieg.de] senden. Der Widerruf der Einwilligung gilt für die Zukunft, Sprachaufzeichnungen und Transkriptionen werden dann gelöscht, Ihre Nachricht kann ggf. nicht bearbeitet werden. • Speicherdauer: Die Sprachaufzeichnungen und Transkriptionen werden nach [180 Tagen] automatisch gelöscht. Behandlungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Empfänger der Daten: Die Verarbeitung erfolgt über unseren technischen Dienstleister iisii solutions GmbH, der im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) an die Einhaltung der Datenschutzgesetze gebunden ist.

Ort der Datenverarbeitung: Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet.

3. Digitale Anamnese (optional, falls genutzt)

Um Ihre Behandlung optimal vorbereiten zu können, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Anamnese digital zu übermitteln.

Verarbeitete Daten: Name, Geburtsdatum, Gesundheitsangaben, Medikation, Allergien und weitere relevante Informationen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Behandlungsvertrag) in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit b BDSG.

Speicherdauer: Die Anamnese wird gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Empfänger der Daten: Die Verarbeitung erfolgt über unseren technischen Dienstleister iisii solutions GmbH, der im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) an die Einhaltung der Datenschutzgesetze gebunden ist.

Ort der Datenverarbeitung: Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet.

4. Videosprechstunde (optional, falls genutzt)

Unsere Praxis bietet Ihnen die Möglichkeit, Termine per Videosprechstunde wahrzunehmen.

Verarbeitete Daten: Name, Kontaktdaten, Gesundheitsdaten (sofern im Gespräch mitgeteilt), Verbindungsinformationen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Behandlungsvertrag) in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit b BDSG. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit a. DSGVO (Einwilligung) für die Durchführung der Videokonferenz.

Speicherdauer: Die Videosprechstunde selbst wird nicht aufgezeichnet. Metadaten (z. B. Logfiles) werden für 3 Monate zur Fehleranalyse gespeichert. Behandlungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Empfänger der Daten: Die Verarbeitung erfolgt über unseren technischen Dienstleister iisii solutions GmbH, der im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) an die Einhaltung der Datenschutzgesetze gebunden ist.

Die Durchführung der Videokonferenz erfolgt durch den spezialisierten Dienstleister RED Medical Systems GmbH, der die Sicherheit der Daten gewährleistet.

Ort der Datenverarbeitung: Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet.